Die elektronische Zugangskontrolle gibt dem Arbeitgeber die Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Die gewonnenen Daten können anschließend jederzeit für die Entgeltabrechnung in der Datenbank abgerufen werden.
Zeiterfassung – arbeitsrechtliche Grundlagen
Der Arbeitgeber ist im Grunde nicht gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen. Doch er ist dazu verpflichtet, ihre Mehrarbeit zu erfassen und diese jederzeit überprüfen zu lassen. Denn das Arbeitsgesetz schreibt eine maximale Arbeitszeit von 48 Stunden wöchentlich vor. Um dieser gesetzlichen Pflicht gerecht zu werden, entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, ein Zeiterfassungssystem in das Unternehmen einzuführen. Denn dieses erspart ihnen die Zeit, die dazu nötig ist, die Arbeitszeiten selbst zu notieren.
Die Elektronische Zugangskontrolle
Die elektronische Zugangskontrolle bietet eine Möglichkeit, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu notieren. Diese wird in den meisten Fällen von mittleren Unternehmen und in der Industrie eingesetzt. Die Anschaffungskosten für eine elektronische Zugangskontrolle sind ziemlich hoch. Denn einerseits muss das Hardwareterminal bezahlt werden und andererseits die Lizenzgebühren für die dazugehörige Zeiterfassungssoftware, die alle ermittelten Daten anschließend verarbeitet. Das Prinzip der elektronischen Zugangskontrolle kann mit der einstigen Stechuhr verglichen werden. Nur handelt es sich hierbei um ein moderneres System. Um die elektronische Zugangskontrolle benutzen zu können, ist ein Erfassungsmedium nötig. Dabei wird zwischen einer Plastikkarte mit einem Magnetstreifen und einem Chip unterschieden. Diese können ebenfalls als Firmenausweise eingesetzt werden. Während in den Anfängen der elektronischen Zugangskontrolle das die Plastikkarte durch einen Laser gezogen werden musste, bietet das heutige System die Möglichkeit des berührungslosen An- und Abstempelns. Daneben werden auch gechipte Schlüsselanhänger oder Barcode-Systeme verwendet. Die modernste Ausführung macht ein eigenes Erfassungsmedium sogar überflüssig, da diese auf dem Prinzip des Fingerabdrucks arbeitet.
Vorteile der elektronischen Zugangskontrolle
Die elektronische Zugangskontrolle bietet trotz hoher Anschaffungskosten eine Reihe an Vorteilen. Die Wartungskosten sind nämlich sehr gering, da die Wartung der Geräte und der dazugehöriger Software in einem wirkliche geringen Umfang erforderlich ist. Die abgestempelten Arbeitszeiten werden automatisch verarbeitet, wodurch das manuelle Erfassen gänzlich entfällt. Daneben wird durch die elektronische Zugangskontrolle die Effizienz des Unternehmens gesteigert werden, da bei der manuellen Eintragung immer mit falschen Eintragungen gerechnet werden muss. Somit reduziert die elektronische Zugangskontrolle die Überstunden sowie die Fehl- und Leerlaufzeiten. Obwohl Mitarbeiter der eingeführten Zeiterfassung meist am Anfang misstrauisch gegenübertreten, sehen sie selbst die Vorteile dieser ziemlich bald. Denn die elektronische Zugangskontrolle ermöglicht flexible Arbeitszeitgestaltung, die optimale Planungsmöglichkeiten anbietet, sodass Beruf und Familie besser vereinbart werden können. Durch eine transparente Zeiterfassung wird zudem das Vertrauen im Unternehmen erhöht. Der Arbeitgeber dagegen bekommt den Überblick darüber, wer von den Mitarbeitern sich zu dem jeweiligen Zeitpunkt im Unternehmen befindet. Der größte Vorteil liegt jedoch in der Zutrittskontrolle, die für Unternehmen mit großen Büroräumen und einem Warenlager sehr wichtig ist. Denn auf diese Weise wird durch die elektronische Zugangskontrolle zugleich eine Sicherung vor Diebstahl gewährt.